CFG y Copeinca eligen Intellisign para la firma digital de sus documentos con una experiencia similar a la firma física.
El desafío
El Gerente y líder del área de Tecnologías de la Información (TI) de COPEINCA, buscaba una solución tecnológica que permita que sus directores y representantes legales tanto en Perú, China y otros países, puedan aprobar y firmar documentos internos de la organización pero buscaban mantener la misma experiencia de firma que hasta hace poco realizaban en papel por considerarse sencilla. Esta experiencia física debería ser llevada hacia una experiencia de firma en digital, para acciones como aprobar y revisar documentos con gráficos y sellos de vistos buenos, firmar en determinadas hojas y posiciones de un documento con varias páginas, entre otras características particulares de su dinámica de firmas y aprobaciones. Sumado a ello, y aprovechando la tecnología, deseaban implementar flujos de trabajos automatizados (workflows) y que en pocos clics se pudieran firmar y aprobar varios documentos a la vez (firma en lote) para optimizar el valioso tiempo de sus representantes en áreas como la de finanzas, recursos humanos, contabilidad y gerencia general.
La solución
Intellisign, la plataforma diseñada para gestionar, firmar y aprobar documentos electrónicos, acuerdos y contratos con firma electrónica avanzada que incluye el uso de certificados digitales y verificación biométrica facial tiene disponible decenas de características y capacidades que los representantes de CFG y Copeinca identificaron como el producto que podría mantener la sencilla experiencia que representaba hasta el momento en firmar y aprobar documentos físico, pero en un entorno digital con mejor eficiencia, seguridad y rapidez.
Intellisign ofrecería así al grupo de CFG y Copeinca la solución ideal que estaban buscando para el reemplazo de sus actividades de firmas y aprobaciones físicas para trasladarlos a un entorno digital con la misma experiencia de sencillez pero más veloz y eficiente. La solución de firma digital y electrónica provista por Intellisign Anywhere®, les permitía a los representantes de la empresa además firmar y aprobar documentos incluso si no están en sus estaciones de trabajo o computadores, ya que podrían seguir aprobando documentos desde el móvil.
Módulos implementados
- Intellisign Remote SaaS, versión para la firma digital con certificados digitales, firma electrónica avanzada y documentos en una nube privada.
- Módulo Workflow que incluye delegación de firmantes, documentos y vistos buenos.
- Módulo Anywhere®, que permite personalizar la posición y la elección de hojas en las que deben aparecer las firmas, rúbricas y sellos para obtener una experiencia similar a la firma física.
- Módulo 2FA para que los firmantes reciban una notificación vía SMS & E-mail con un código y contraseña que les permita firmar sus documentos.
- Módulo Copia Auténtica, que permite añadir un código QR y contraseña a cada documento, en caso se requiera imprimir o validar por terceros.
- Módulo de Audit® que permite realizar una auditoría detallada de todas las actividades de aprobación, firmas y administración de los documentos en tiempo y lugar.
